TUGAS MATA KULIAH SOFTSKILL
MAKALAH
MANAJEMEN PROYEK DAN RESIKO
(GROUP PROSES MANAJEMEN PROYEK DAN PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT)
Ganis Abdul Rojaq,
Andre RadityaPradipta,
BayuFirmansyah
Lusiana
Aguswirawanto
Akhmad Ghozali
Febrian Summahadi
Eko sanjaya
Juantadi angga
Adi Kusuma
UNIVERSITAS GUNADARMA
2011
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta hidayah kepada kita semua, sehingga berkat Karunia-Nya kami dapat menyelesaikan makalah softskill ”MANAJEMEN PROYEK & RESIKO”.
Dalam penyusunan makalah ini, kami tidak lupa mengucapkan banyak terimakasih pada semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan makalah ini sehinggga kami dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini. Dan tidak lupa juga kami ucapkan terima kasih kepada Dosen pembimbing yang telah membimbing kami.
Dalam penyusunan makalah ini kami berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi kami sendiri maupun kepada pembaca umumnya.
Jakarta, 14 November 2011
Penyusun
Kelompok 3
DAFTAR ISI
Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I. Project Cost Manajemen
I. 1 Pengertian Cost dan Project Cost Manajemen
I. 2 Pentingnya Project Cost Manajemen
I. 3 Tahapan Biaya Manajemen Proyek
I. 4 Masalah – Masalah dengan Estimasi Biaya IT
I. 5 Cost Estimation Tools & Techniques
I. 6 Constructive Cost Model ( COCOMO )
I. 7 Cost Control
I. 8 Earned Value Management (EVM)
I. 9 Tipe – Tipe Estimasi Biaya
I. 10 Klasifikasi Biaya Untuk Prediksi Prilaku Biaya
I. 11 Klasifikasi Biaya Untuk Pengambilan Keputusan
BAB II. Project Quality Management
II. 1 Pengertian Kualitas
II. 2 Pengertian Manajemen Kualitas
II. 3 Manajemen Kualitas Proyek
II. 4 Continuous Quality Management
II. 5 Proses Manajemen Model
II. 6 Syarat Penggunaan dalam Quality Manajemen
II. 7 Quality Assurance
II. 8 Total Quality Manajemen
II. 9 Sistem manajemen Kualitas
II. 10 Deskriptif /preskriptif
II. 11 Definisi Sistem
II. 12 Penilaian Terhadap Sistem
II. 13 Teknologi Konstruksi
II. 14 Pentingnya Sistem Manajemen Kualitas
BAB 3
Grup Proses Manajemen Proyek
Dalam sebuah manajemen proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya. Dan tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu grup proses.
Dalam manajemen proyek terdapat 5 grup proses :
a. Inisisasi yaitu dilakukannya pendefinisian proyek
b. Perencanaan Proyek yaitu mendefinisikan dan merinci tujuan proyek, serta merencanakan aktivitas – aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek itu sendiri dan sesuai batasan yang telah disepakati.
c. Eksekusi yaitu mengintegrasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek, dengan melaksanakan apa yang sudah direncanakan.
d. Kontrol : mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya.
e. Akhir melakukan formalisasi hasil proyek berupa barang atau jasa yang dihasilkan dari proyek.
Hubungan antara Grup proses dan area Knowledge
Knowledge berperan penting dalam sebuah manajemen proyek terutama dalam pengawasan grup proses manajemen proyek. Dimana grup proses adalah suatu rencana demi kelancaraan proyek agar lebih mudah dalam memulai proyek dan tugas knowledge ialah memonitor segala hal dari berbagai aspek yang terjadi didalam grup proses.
Memilih Metodologi Manajemen Proyek
Sebuah perusahaan vendor IT atau vendor apapun yang hidup matinya bergantung pada keberadaan proyek, memiliki masalah yang sama dalam menentukan metodologi apa yang cocok untuk digunakan dalam pengerjaan proyek. Dalam dunia IT lebih dalam lagi akan ada pertanyaan metodologi apa yang cocok untuk pengembangan software atau untuk digunakan sebagai acuan Software Development Life Cycle (SDLC).
Pengalaman membuktikan, tidak adanya kejelasan metodologi yang jelas yang digunakan perusahaan akan membuat proyek berjalan tanpa arah dan akan sangat tergantung dari individu manajer proyeknya. Jika kondisi itu berlangsung pada proyek yang kompleks dan ditangani oleh manajer proyek yang tidak berpengalaman maka akan berakhir pada kegagalan proyek. Bagi orang yang lebih tinggi yaitu atasan dari manajer proyek, hal tersebut akan membuat proyek-proyek tidak bisa dimonitor apalagi dikontrol.
Memilih metodologi proyek memang bukan hal yang mudah. Kita tau ada berbagai macam metodologi mulai yang general, yang bisa diimplementasikan pada proyek apapun seperti PMBOK, PRINCE2 maupun yang spesifik untuk domain tertentu misalnya SWEBOK, XP, Scrum yang digunakan pada proyek development software. Masing-masing metodologi memiliki keuntungan dan kita perlu untuk TIDAK memilih begitu saja satu metodologi karena saya percaya tidak ada metodologi yang "one size fits all."
Kita dapat mengelaborasikan beberapa metodologi dan membuatnya pesifik untuk perusahaan dengan catatan metodologi tersebut didefinisikan agar sesuai dengan sifat dari proyek-proyek yang ada dan sebisa mungkin masih dapat disesuaikan (tailored) sesuai dengan besarnya proyek.Untuk mengelaborasi metodologi, sebaiknya kita mulai dengan studi beberapa metodologi yang sudah ada. Ada baiknya kita membuat listing yang lengkap dari metodologi yang yang sudah ada, mempelajarinya secara high level, kemudian menentukan yang menjadimain interest, lalu melakukan klasifikasi seperti yang dijelaskan sebuah artikel "Defining & Classifying Project Management Methodologies." Berikut ini gambaran level dari klasifikasi metodologi manajemen proyek dari artikel tersebut.
Ada baiknya perusahaan membuat sebuah referensi metodologi manajemen proyek pada Level 3 (Organization specific, customized methodology). Yang dibuat sedemikian rupa sehingga dapat diadaptasi menjadi L4 maupun L5 sesuai kemampuan manajer proyek.
Sebuah kesimpulan yang menarik terkait pemilihan metodologi ini dapat kita lihat dari artikel "Methodology Per Project". Menurut penulis artikel tersebut, Alistair Cockburn, metodologi memiliki sepuluh elemen dasar yaitu: roles, skills, activities, techniques, tools, teams, deliverables, standards, quality measures dan project values. Tidak semua metodologi mencakup semua elemen tersebut, semakin besar proyek maka harus semakin besar metodologinya artinya aspek elemen yang dicakup harus semakin lengkap. Hal tersebut bisa dilakukan dengan cara mengelaborasi beberapa metodologi.
Lebih jauh lagi, perusahaan seharusnya tidak hanya mendefinikan acuan metodologi tetapi sebuah common frame of reference yang mencakup
• A common project management model.
• Companywide project management training programs.
• Project management career development.
• Knowledge-sharing activities.
Studi Kasus : JWD Consulting’s Project Management Intranet Case Study : JWD Consulting’s Project Management Intranet Site kami merangkum bahwa Manajemen Proyek terdiri dari beberapa proses, sbb:
1.Initiating
2.Planning
3.Executing
4.MonitoringandControlling
5.Closing
1.Initiating
Inisiasi merupakan tahap pengenalan dalam memulai proyek baru, dan memastikan bahwa pada tahap ini proyek akan dijalankan dengan benar.
Input : Mengidentifikasikan pihak-pihak yang berkepentingan, menganalisis kebutuhan yangdiperlukan dalam membangun proyek dan memperkirakan resiko-resiko yang akan muncul.
Output :
-Project charter terselesaikan dan disepakati.
-Terpilihnya Manajer Proyek
-Teridentifikasinya pihak-pihak yang berkepentingan.- Business case terselesaikan.
2. Planning
Tujuan utama dari perencenaan proyek adalah untuk memandu pelaksanaan proyek
Input : Berupa output-an dari proses inisiasi sebelumnya.
Output:
- Ditentukannya lingkup proyek
- Adanya kontrak tim
- Adanya WBS
- Scheduled Project terbentuk.
- Adanya daftar dari resiko yg diprioritaskan.
3. Executing
Proses executing proyek diperlukan untuk memastikan bahwa aktifitas dalam perencanaan proyek terpenuhi
Input:Berupa output dari proses perencanaan (planning).
Output:
- Mengimplementasikan solusi dari masalah-masalah yang ada.
- Mengetahui data performansi kerja dari tim.
- Perencanaan Manajemen Proyek (diperbaharui).
- Terkualifikasinya daftar penjual.
4. Monitoring and Controlling
Adalah pengukuran dan pemantauan perkembangan secara berkala akan tujuan proyek untuk memastikan adanya kecocokkan antara progress dgn rencana awal proyek, selain itu untuk memantau setiap penyimpangan yang ada dari rencana awal.
Input: Berupa output-an dari proses sebelumnya
Output:
- Adanya recommended corrective actions, preventive actions, dan defect repair.
-Terukurnyaperformansi.
- Terukurnya kontrol kualitas.
- Resolved Issues.
5. Closing
Meraih lebih banyak lagi stakeholders dan pelanggan yang menerima layanan ataupun produk akhir kita.
Output :
- Final Product, service or result.
- Menutup kontrak.
- Dokumentasi.
Jadi, dari diskusi kelompok, kami menyimpulkan bahwa input dan output dari tiap proses dalam Case Study : JWD Consulting’s Project Management Intranet Site , ada
Inisiasi Proyek
Inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk dan berakhir ketika manajer proyek diberikan otoritas juga petunjuk untuk memulai perencanaan.
Dokumen Inisiasi
Merupakan dokumen yang berisi tentang tahap awal kegiatan awal yang sudah dibentuk sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan oleh tim proyek.
Rencana Proyek
Adalah sebuah kerangka gagasan – gagasan dalam menjalankan sebuah manajemen proyek dan demi mensukseskan apa yang menjadi tujuan manajemen proyek itu dibuat.
Eksekusi Proyek dan Pengawasan Proyek
Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol pelaksanaan proyek jugapenyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.
BAB 4
Project Integration Management
Integrasi Manajemen Proyek adalah proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa unsur-unsur berbagai proyek dikoordinasikan secara efektif. Integrasi manajemen adalah praktek membuat sesuatu di setiap bagian dari proyek ini adalah terkoordinasi.
Kunci sukses keseluruhan proyek : Project Integration Management yang baik.
• Manajer Proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project life cycle berlangsung
• Kebanyakan manajer proyek terlalu berfokus pada halhal yang detail tetapi melupakan big picture dari proyek yang sedang dikerjakan
• Manajemen Integrasi Proyek, bukanlah integrasi perangkat lunak
• Manajemen Integrasi Proyek: termasuk Interface
• Management (identifikasi dan manajemen poin-poin interaksi antar elemen-elemen dalam proyek
Proses dan overview Project Integration Management
Sembilan proses project integration management dapat menjelaskan bidang ilmu dan berbagai pengalaman praktis di manajemen proyek, dari sudut pandang komponen-komponen prosesnya. Proses-proses tersebut diorganisasikan menjadi sembilan bidang ilmu yang akan dijelaskan dibawah ini:
• Manajemen Lingkup Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan, agar dapat
dipastikan bahwa proyek telah mencakup seluruh pekerjaan yang benar-benar
dibutuhkan, agar proyek berhasil diselesaikan. Terdiri dari persiapan, perencanaan
lingkup, penetapan lingkup, verifikasi dan pengendalian perubahan lingkup.
• Manajemen Waktu Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat
dipastikan proyek selesai tepat waktu. Terdiri dari penetapan aktifitas,
pengurutan aktifitas, perkiraan lama aktifitas, serta penyusunan dan pengendalian
jadwal.
• Manajemen Biaya Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat
dipastikan proyek selesai, sesuai dengan anggaran yang disetujui. Terdiri dari
perencanaan sumber daya, perkiraan biaya, anggaran biaya dan pengendalian biaya.
• Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan
untuk menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek, secara paling
efektif. Terdiri dari perencanaan organisasi, perekrutan staff dan pembangunan tim
kerja.
• Manajemen Komunikasi Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan
disimpan. Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan
kinerja,danpenyelesaian administratif.
• Manajemen Resiko Proyek, menjelaskan proses-proses yang berhubungan dengan
pengidentifikasian resiko, kuantifikasi resiko, penyusunan penanggulangan resiko
dan pengendalian penanggulangan resiko.
• Manajemen Pengadaan Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk
menghasilkan barang atau jasa dari pihak lain. Terdiri dari perencanaan pengadaan,
perencanaan tata cara undangan ke peserta, rapat undangan peserta, pemilihan
peserta, pemilihan mitra, pelaporan serta administrasi kontrak kerja dan
penyelesaian kontrak.
• Manajemen Integrasi Proyek, menjelaskan berbagai proses yang dibutuhkan, agar
dapat dipastikan, berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan baik.
Manajemen integrasi terdiri dari pembuatan rencana proyek, pelaksanaan rencana
proyek dan pengendalian perubahaan secara keseluruhan
Kerangka kerja integrasi manajemen proyek. Pengembangan, atribut, dan elemen umum dari sebuah
rencana proyek .
Berpikir tentang proyek, sama artinya dengan menuangkan gagasan-gagasan dalam sebuah kerangka konsep. Semakin matang konseptualisasi sebuah proyek, semakin mudah perencana proyek merunut semua aktivitas yang berjalan dalam rentang waktu pelaksanaan proyek hingga titik pencapaian tujuan. Berawal dari tahap inilah, suatu proyek diperkirakan kelayakannya. Selanjutnya konsepsi dituangkan dalam sebuah perencanaan yang biasanya berbentukproposal.
Bersamaan dengan terbitnya gagasan, penyusunan konsep dan proposal, kerangka kerja manajemen proyek mulai dilaksanakan. Di dalam kerangka kerja, lebih dulu disepakati terminologi dan pandangan terhadap proyek yang akan dilakukan. Sedemikian rupa harus dipahami tentang konteks penerapan proyek, gambaran jelas tentang lingkungan proyek yang akan direncanakan, dan cara memahami berbagai proses interaksi yang secara umum terjadi dalammanajemenproyek.
Manajemen proyek dalam hal ini berarti penerapan pengetahuuan, ketrampilan, sarana dan teknik untuk menjalani segala aktivitas yang sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan proyek. Ruang lingkup pengetahuan tentang manajemen proyek (project management knowledge)meliputi: :
(i) manajemen integrasi proyek, terdiri dari ;
pengembangan perencanaan proyek, pelaksanaan proyek dan kontrol terhadap perubahan secara terpadu. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh elemen proyek terkoordinasidenganbaik.
(ii) manajemen ruang lingkup proyek ;
Dimulai pada saat proyek ditetapkan lalu tahap perencanaan, perumusan proyek, verifikasi proyek hingga pengawasan, sehingga dipastikan pekerjaan yang dilakukan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan syarat keberhasilan proyek.
(iii) manajemen waktu ;
mulai dari merumuskan aktivitas-aktivitas, tahapan aktivitas, perkiraan waktu yang dibutuhkan, penyusunan jadwal hingga kontrol kerja. Manajemen waktu penting dalam memperkirakan berapa panjang waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek sehingga dijamin selesai pada waktunya.
(iv) manajemen biaya ;
meliputi perencanaan sumber daya, perkiraan besarnya biaya, penganggaran hingga kontrol pembelanjaan. Hal ini penting, terutama untuk pengajuan dana proyek kepada donor sehingga dalam pelaksanaannya proyek dipastikan selesai sesuai dengan biaya yang telah dianggarkan.
(v) manajemen mutu ;
dimulai dari perencanaan mutu, jaminan dan kontrol, penetapan standar yang ingin dicapai suatu proyek penting sehingga mendapatkan hasil yang memuaskan bagi pelaksana proyek maupun pihak-pihak lain (stakeholder).
(vi) manajemen sumber daya manusia (SDM) ;
mulai dari perencanaan organisasi, persiapan staf dan persiapan tim karena sebuah tim pelaksana proyek harus terdiri atas manusia-manusia yang memiliki kemampuan, dedikasi dan integritas. Manajemen SDM ini penting untuk menyusun komposisi SDM yang efektif bagi pelaksanaan proyek.
(vii) manajemen komunikasi proyek, terdiri atas ;
perencanaan komunikasi, sistem penyebaran informasi, pelaporan kinerja dan aspek administratif lain, ini untuk memastikan informasi seputar pelaksanaan proyek dapat dikelola denganbaik.
(viii)manajemen resiko ;
mulai dari identifikasi resiko, perencanaan manajemen resiko, analisa kualitatif dan kuantitatif resiko, perencanaan respon, monitoring dan kontrol resiko yang mungkin muncul (butir ini paling jarang dipersiapkan oleh sebagian besar pelaksana proyek, sehingga ketika muncul krisis tidak mampu menanggapi dengan cepat dan tepat). Proses ini erat kaitannya dengan identifikasi, analisis dan respon terhadap resiko yang muncul.
(ix)manajemen pengadaan ;
mulai dari perencanaan pengadaan, perencanaan kebutuhan sumber daya hingga segala urusan administrasi kontrak-kontrak, bagian ini tampaknya sepele, tapi menjadi penting ketika ditemukan bahwa pelaksana proyek perlu bantuan dari pihak luar atau pihak lain, misalnya dari donor, mitra kerja ataupun dari pemerintah.
Contoh Outline untuk a Software Project Management Plan (SPMP).
Analisis Stakeholder dan contohnya.
STAKEHOLDERS ANALYSIS
• Dokumen stakeholder analysis merupakan dokumen yang penting (dan sensitif), karena memberikan informasi mengenai stakeholder berkaitan dengan
1. nama dan organisasi stakeholder
2. peranannya dalam proyek
3. fakta-fakta unik mengenai stakeholder
4. level keterlibatannya dan
5. ketertarikannya akan proyek saran-saran untuk menjaga relasi dengan stakeholde
Contohnya :
Eksekusi rencana proyek dan ketrampilan penting yang di butuhkan
4. MENGELOLA EKSEKUSI PROYEK
1. Eksekusi Proyek adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan dalam project plan
2. Mayoritas waktu dan uang digunakan dalam eksekusi proyek
3. Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karena selama eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilka
KETRAMPILAN PENTING DALAM EKSEKUSI PROYEK
• Kepemimpinan
• Komunikasi
• Politik
• Kemampuan menggunakan tools dan techniques
1. Work Authorization System: menjamin orang yang memiliki kualifikasi yang cukup, melakukan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan urutan yanag benar
2. Status Review Meetings: rapat terencana dan terjadwal yang digunakan untuk saling bertukar informasi mengenai proyek yang sedang berjalan
3. Project Management Software: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemen proyek
Alat dan teknik eksekusi proyek :
• Metodologi manajemen proyek
• Manajemen proyek sistem informasi
Integrated change control dan process pada proyek TI
INTEGRATED CHANGE CONTROL
• Termasuk di dalamnya mengidentifikasi, mengevaluasi dan mengelola perubahan selama project life cycle
• Tujuan utama pengendalian perubahan
1. Memperhitungkan faktor-faktor yang mengakibatkan perubahan dalam rangka menjamin bahwa perubahan menguntungkan (cross check scope, time, cost & quality).
2. Menentukan apakah perubahan sudah terjadi
3. Mengelola perubahan yang terjadi
KONTROL PERUBAHAN DALAM PROYEK IT
1. Pandangan lama: Tim Proyek harus melakukan apa yang sudah direncanakan tepat waktu dan tepat biaya.
2. Masalahnya: Stakeholders jarang sekali menyetujui batasan proyek di awal, serta waktu dan estimasi biaya seringkali tidak akurat.
3. Pandangan Modern: Manajemen Proyek adalah proses komunikasi dan negosiasi yang konstan.
4. Solusi: Perubahan seringkali memberikan keuntungan dan tim proyek harus membuat rencana untuk mengakomodasi perubahan tersebut.
Change Control System dan Change Control Boards (CCBs)
SISTEM KONTROL PERUBAHAN
1. Adalah proses yang terdokumentasi yang menggambarkan kapan dan bagaimana dokumendokumen proyek dan pekerjaannya dapat diubah
2. Menggambarkan orang yang berwenang untuk¢membuat perubahan dan bagaimana cara membuat perubahan tersebut
3. Seringkali melibatkan Change Control Board(CCB), manajemen konfigurasi dan proses untuk mengkomunikasikannya
CHANGE CONTROL BOARD
1. Kelompok formal dari orang-orang yang bertanggung} jawab untuk menyetujui atau menolak perubahan dalam proyek CCB harus memberikan panduan untuk mempersiapkan} perubahan, mengevaluasi perubahan dan mengelola implementasi perubahan yang disetujui.
2. Anggota CCB biasanya terdiri} atas stakeholders dari keseluruhan organisasi.
3. Masalah yang dihadapi: CCB jarang bertemu dan} membuat keputusan akan perubahan membutuhkan waktu rapat yang panjang, padahal proyek harus terus berjalan karena dibatasi oleh waktu yang telah disepakat.
MANAJEMEN KONFIGURASI
1. Cara menjamin bahwa deskripsi dari produk yang dihasilkan sudah benar dan lengkap
2. Berkonsentrasi pada identifikasi dan mengendalikan karakteristik produk berdasarkan fungsional dan desain fisik produk
3. Spesialis manajemen konfigurasi bertugas untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan kebutuhan
4. konfigurasi, mengendalikan perubahan, mencatat dan melaporkan perubahan, serta audit produk-produk dalam rangka verifikasi kesesuaiannya dengan requirement.
Grup Proses Manajemen Proyek
Dalam Manajemen Proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan, tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu group proses.
Dalam manajemen proyek terdapat 5 group proses yaitu :
• Inisiasi Proyek
• Perencanaan Proyek
• Eksekusi Proyek
• Kontrol Proyek
• Penutupan/akhir proyek
Inisiasi Proyek
Pada manajemen proyek, fase inisiasi merupakan batu pijakan penting untuk memulai sebuah proyek. Dalam fase inilah, tiga poin utama yaitu lingkup pekerjaan, harga dan jadwal ditentukan. Penentuannya dapat dilakukan berdasarkan kesepakatan pemilik proyek dan penerima pekerjaan, atau hanya berdasarkan keputusan pemilik proyek. Di sini, keahlian negosiasi akan berperan banyak. Biasanya, dalam proyek yang melibatkan pihak pemerintahan, harga dan jadwal sudah ditentukan berdasarkan penetapan anggaran di tahun yang sedang berjalan. Oleh karena itu, penerima pekerjaan perlu bernegosiasi untuk masalah lingkup pekerjaan supaya tidak ada kerugian di kedua belah pihak.
Perencanaan Proyek
Perencanaan adalah sebuah proses yang berulang-ulang : rencana akan ditinjau secara terus menerus sesuai dengan perkembangan proyek dan sesuai dengan bertambahnya pengetahuan dan pemahaman yang lebih baik dari anggota tim. Perencanaan memang merupakan pekerjaan yang sangat sulit, tetapi harus dilaksanakan sebagaimana mestinya. Banyak proyek menjadi kacau dikarenakan tidak adanya perencanaan.
Eksekusi Proyek
Sebuah rencana eksekusi suatu proyek sangat erat kaitannya dengan estimasi biaya, dimana keduanya saling bergantung dan tidak akan terpenuhi keduanya secara total jika satu diantara keduanya tidak terselesaikan. Biasanya manager suatu proyek tidak terikat secara langsung dalam sebuah jadwal yang kompleks dari sebuah proyek apalagi jika itu adalah sebuah proyek yang berskala besar. Tapi yang harus disadari seorang manajer proyek harus memastikan bahwa proyek harus berjalan apapun hambatan yang mungkin dihadapi.
Kontrol Proyek
Mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya.
Akhir Proyek
Melakukan formalisasi hasil proyek, berupa produk, servis, ataupun hasil khusus dari proyek
Mengelola proyek terdiri dari pelaksana kegiatan ditetapkan untuk mencapai tujuan proyek. Kegiatan proyek ini atau proses yang lebih atau kurang sama untuk hampir semua proyek. Tapi tergantung pada proyek, stres pada setiap proses akan ditentukan oleh Manajer Proyek dan tim proyek.
Mari kita lihat definisi umum dari proses sebelum masuk ke proses kelompok.
* Proses adalah serangkaian tindakan yang saling terkait & kegiatan yang dilakukan untuk mencapai produk pra-ditentukan, hasil, atau layanan.
* Setiap proses ditandai dengan input, alat & teknik yang dapat diterapkan, dan output yang dihasilkan. [1]
Masukan adalah prasyarat atau kriteria entri untuk memulai proses. Output kriteria keluar atau hasil dari proses yang proses berakhir. Alat & teknik metode diterapkan pada kriteria entri untuk mencapai hasil yang dibutuhkan. Output dari satu proses umumnya menjadi masukan untuk proses lain
atau deliverable proyek. Mendefinisikan batas-batas setiap proses memastikan kontrol yang lebih baik atas seluruh proyek dan tujuan proyek.
Proses manajemen proyek dikelompokkan ke dalam 5 kategori berbeda yang disebut sebagai Kelompok Proses. Mereka adalah: Memulai, Perencanaan, Pelaksana, Pemantauan & pengendalian dan Penutupan. Kelompok-kelompok ini proses memberikan bimbingan dalam menerapkan proyek manajemen pengetahuan dan keterampilan yang sesuai selama proyek.
• Memulai Kelompok Proses - Proses tersebut dilakukan untuk mendefinisikan sebuah proyek baru atau sebuah fase baru dari proyek yang sudah ada dengan memperoleh izin untuk memulai proyek tersebut. Berikut adalah Input, Peralatan & Teknik, Output (ITTO) dalam bentuk Mind Map untuk Memulai Proses Kelompok Proses .
• Proses Perencanaan Kelompok - Orang proses yang diperlukan untuk menetapkan ruang lingkup proyek, menyempurnakan tujuan, dan menentukan tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan bahwa proyek ini dilakukan untuk mencapai.
• Pelaksana Kelompok Proses - Proses tersebut dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek untuk memenuhi spesifikasi proyek.
• Monitoring dan Pengendalian Proses Kelompok - Orang-proses yang diperlukan untuk melacak, review, dan mengatur kemajuan dan kinerja proyek; mengidentifikasi area di mana perubahan rencana yang diperlukan, dan memulai perubahan yang sesuai.
• Penutup Proses Kelompok - Proses tersebut dilakukan untuk menyelesaikan semua kegiatan di semua Grup Manajemen Proyek Proses untuk secara resmi menutup proyek.
Aku menambahkan peta pikiran kelompok proses manajemen proyek dan proses sesuai PMBOK 4th Edition dalam pos lain - di sini
Setiap salah satu dari kelompok ini proses telah didefinisikan dengan baik interaksi antara mereka. Juga, kelompok-kelompok ini mirip proses Deming PDCA (Plan-Do-Check-Act).
Dalam kasus proyek-proyek besar, masing-masing proses proses kelompok dapat diulang untuk setiap fase bukannya mendefinisikan kelompok proses untuk keseluruhan proyek. Ini upaya ekstra memberikan kontrol lebih besar atas proyek.
Catatan tentang Siklus Deming
Edward Deming mengusulkan model yang sangat baik untuk menganalisis proses bisnis di tahun 1950. Model lingkaran umpan balik Nya dapat dimanfaatkan untuk proses siklus yang mengambil masukan dari output dari siklus sebelumnya.
* RENCANA: datang dengan komponen proses baru atau diubah untuk meningkatkan hasil. Secara langsung berhubungan dengan kelompok proses perencanaan dalam Manajemen Proyek. Entah rencana baru yang dibuat selama awal proyek atau rencana dimodifikasi & baselined ulang berdasarkan masukan dari proses proyek lainnya.
* DO: Melaksanakan rencana dan mengukur kinerjanya. Secara langsung berhubungan dengan kelompok proses eksekusi.
* PERIKSA: Menilai pengukuran dan melaporkan hasilnya kepada pengambil keputusan. Secara langsung berhubungan dengan pemantauan dan pengendalian proses kelompok.
* ACT: Menentukan perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan proses. Ini adalah permintaan perubahan dan perubahan proses output dari pemantauan & pengendalian proses. Manajer Proyek & tim manajemen meninjau semua permintaan perubahan / rencana yang dibutuhkan & perubahan proses dan menyetujui mereka.
DaftarPustaka
http://apk.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2011/02/MPTI41.pdf
http://yankumala.wordpress.com/2011/10/08/grup-proses-manajemen-proyek-dan-integrasi manajemen-proyek/
http://muamergani.blogspot.com/2010/10/project-integration-management.html
http://xyz2110.blogspot.com/
http://hendri31.blogspot.com/2011/10/project-integration-management.html/
http://ejlp.blogspot.com/2010/05/memilih-metodologi-manajemen-proyek.html/
http://indiegocreativity.blogspot.com/2010/03/mpti-case-study-jwd-consultings-project.html/
http://hendri31.blogspot.com/2011/10/grup-proses-manajemen-proyek_29.html/
http://leadershipchamps.wordpress.com/2008/03/03/project-management-process-groups/
http://ricky-1492.blogspot.com/2011/10/grup-proses-manajemen-proyek.html
